Ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System ist ein einzelnes einheitliches System, das für eine Organisation entwickelt wurde, um alle Aspekte von Daten und damit verbundenen Prozessen zu integrieren. Ein ERP-System deckt alle Grundfunktionen einer Organisation ab, unabhängig vom Geschäft oder der Charta der Organisation. Es begann als eine Gruppe von Anwendungen oder Software, die sich darauf konzentrierte, mehrere Systeme zu einem integrierten System zu kombinieren, in dem Daten im gesamten Unternehmen gemeinsam genutzt werden konnten, wodurch vermutlich redundante Dateneingaben und -prozesse reduziert wurden.
Ein ERP-System ist ein Softwarepaket, das die Funktionalität einer Organisation in einem einzigen Paket bereitstellt, die von zwei oder mehr Systemen abgedeckt würde. Beispielsweise wird sap s4hana, das sowohl Gehaltsabrechnungs- als auch Buchhaltungsfunktionen wie QuickBooks bereitstellt, als ERP-Softwarepaket betrachtet. Die Software versucht, alle Abteilungen und Funktionen eines Unternehmens in einem einzigen Computersystem zu integrieren, das die besonderen Anforderungen all dieser Abteilungen erfüllt. Die Entwicklung eines einzigen Softwareprogramms, das sowohl den Anforderungen der Finanzabteilung als auch der Personalabteilung und des Lagers gerecht wird, ist eine große Herausforderung. Jede dieser Abteilungen hat ihr eigenes Computersystem, das für die jeweilige Arbeitsweise der Abteilung optimiert ist. Aber ERP kombiniert sie alle in einem einzigen, integrierten Softwareprogramm, das auf einer einzigen Datenbank läuft, sodass die verschiedenen Abteilungen Informationen austauschen und einfacher miteinander kommunizieren können.
Der Begriff ERP impliziert ursprünglich ein System zur Planung der Nutzung unternehmensweiter Ressourcen. Obwohl das Akronym ERP aus dem Produktionsumfeld stammt, hat die heutige Verwendung des Begriffs einen viel breiteren Anwendungsbereich. Ein typisches ERP-System würde zwei oder mehr unabhängige Anwendungen einer Organisation ersetzen, indem es die zuvor zwischen den Systemen erforderlichen externen Schnittstellen eliminiert und zusätzliche Vorteile bietet, die von Standardisierung und geringerem Wartungsaufwand bis hin zu einfacheren oder größeren Berichtsfunktionen reichen.
Die Notwendigkeit, sich einem ERP-Projekt zu unterziehen, wird nicht nur als Gelegenheit zur Integration von Datensystemen angesehen, sondern auch zur Neudefinition von Prozessen im Interesse der Effizienzsteigerung sowie zur beruflichen Weiterentwicklung der Mitarbeiter durch die Einführung neuer Fähigkeiten und Kenntnisse in den Bereichen Datenmanagement und Verfahren.
Die Auswahl einer ERP-Software erfolgt nicht plötzlich oder als Ergebnis einer nächtlichen Diskussion. Hier ist noch viel Grundlagenarbeit zu leisten. Es gibt viele Gründe für die Unsicherheit, wobei der wichtigste das Aufkommen des Internets ist. Dies hat den Anwendungsbereich von Computern erweitert und die technologischen Veränderungen in der Branche neu definiert. Infolgedessen gibt es mehr Erwartungen und Nachfrage, die vorher nicht gesehen wurden. Fortschritt in der Datenverarbeitung impliziert indirekt den Fortschritt in ERP. Unnötig zu erwähnen, dass die ständige Aktualisierung und Innovation zum Maßstab von ERP-Paketen geworden ist.
